Microsoft 365 gehört inzwischen zum Arbeitsalltag in der Caritas. Damit die Nutzung klar geregelt ist und der Schutz deiner Persönlichkeitsrechte bzw. Daten gewährleistet sind, wurde im April 2026 eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen.
Die wichtigsten Informationen dazu und was sie für dich bedeutet, haben wir hier zusammengefasst.
» Microsoft 365 ändert unser Zusammenarbeiten
» Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle und Schutz der Persönlichkeitsrechte
» Eigene Betriebsvereinbarung zur Einführung und Verwendung von Microsoft 365
» Kontrollrechte des Betriebsrats
Seit dem letzten Jahr erfolgte in der Caritas schrittweise die Einführung von Microsoft 365 (MS 365), das auf allen Dienst-Laptops und Dienst-Computern installiert wurde. Im April 2026 haben wir als Betriebsrat gemeinsam mit der Geschäftsführung hierzu eine eigene Betriebsvereinbarung abgeschlossen. Sie bildet den rechtlichen Rahmen für den Einsatz von MS 365 in der Caritas und berücksichtigt insbesondere den Schutz der Rechte der Mitarbeiter*innen.
📥 Die Betriebsvereinbarung kannst du auf unserer Website >> hier herunterladen (Hinweis: um die Betriebsvereinbarungen einsehen zu können, musst du dich als Mitarbeiter*in anmelden – Benutzername: mitcaritas, das Passwort wurde dir zugesendet bzw. kannst du es beim Betriebsrat erfragen)
Die wichtigsten Infos zur Betriebsvereinbarung und zum Schutz deiner Rechte bei der Arbeit mit MS 365 haben wir für dich zusammengefasst.
Microsoft 365 ändert unser Zusammenarbeiten
Die Einführung von Microsoft 365 bringt nicht nur neue Tools mit sich – es verändert vor allem, wie wir zusammenarbeiten, miteinander kommunizieren und Meetings abhalten.
Moderne Software-Lösungen wie MS 365 bieten viele Vorteile für die Zusammenarbeit und können Mitarbeiter*innen den Arbeitsalltag durchaus erleichtern.
Gleichzeitig fallen bei der Nutzung von MS 365 – wie bei nahezu allen modernen IT- Anwendungen – technische und personenbezogene Daten an. Ohne klare Regelungen könnten solche Daten grundsätzlich Rückschlüsse auf das Arbeitsverhalten einzelner Mitarbeiter*innen zulassen.
Keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle und Schutz der Persönlichkeitsrechte
Für uns als Betriebsrat war deshalb von Beginn an entscheidend: Es braucht einen verantwortungsvollen Umgang mit diesen Informationen und es muss klar geregelt sein, dass diese Daten ausschließlich für die vorgesehenen Zwecke verarbeitet werden und nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Mitarbeiter*innen herangezogen werden können.
Die Einführung moderner digitaler Arbeitsmittel darf nicht zu Lasten der Persönlichkeitsrechte oder der Privatsphäre der Mitarbeiter*innen gehen!
Eigene Betriebsvereinbarung zur Einführung und Verwendung von Microsoft 365
Aus diesem Grund wurde mit der im April 2026 abgeschlossenen „Betriebsvereinbarung über die Einführung und Verwendung von Microsoft 365“ eine rechtliche Absicherung geschaffen, die verbindliche und umfassende Regelungen beinhaltet, um die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden zu schützen.
Wesentliche Bestandteile sind:
- Verbot von Leistungs- und Verhaltenskontrollen: Grundsätzlich dürfen die durch Microsoft 365 erzeugten Daten nicht dazu verwendet werden, die Leistung oder das Verhalten von Mitarbeiter*innen nachzuvollziehen, zu messen oder zu vergleichen. Solche Daten dürfen auch nicht für Leistungsbeurteilungen herangezogen werden.
- Präzise Regelung von Zugriffsrechten für IT-Administratoren und Führungskräfte: Der Zugriff auf Daten ist auf das für die jeweilige Aufgabe erforderliche Maß beschränkt. Führungskräfte erhalten keine zusätzlichen administrativen Rechte und dürfen keine Inhalte oder Auswertungen zur Verhaltenskontrolle einzelner Mitarbeiter*innen oder Teams abrufen. Auswertungen zur Nutzungsintensität, Arbeitsweise oder zum zeitlichen Verhalten gelten als fachlich nicht notwendig und sind unzulässig.
- Datenverarbeitung & Datenschutz: Bei der Datenverarbeitung werden Protokolldaten primär für operative Zwecke (z. B. Problemanalysen) genutzt, nicht jedoch für gezielte personenbezogene Auswertungen.
- Ausschluss von Analyse-Diensten: Dienste (wie z. B. Microsoft Viva Insights), die über die reine Unterstützung der Zusammenarbeit hinausgehen und weitergehende personenbezogene Analysen oder Rückschlüsse auf die Arbeitsweise ermöglichen würden, sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Vereinbarung.
- Schutz vor digitaler Erreichbarkeit: Die Nutzung von MS 365 begründet keine Verpflichtung zur Erreichbarkeit oder Bearbeitung von Mitteilungen außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit.
Kontrollrechte des Betriebsrats
Als Betriebsrat haben wir das Recht, die Einhaltung der Betriebsvereinbarung jederzeit zu kontrollieren, um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter*innen zu wahren. Ausnahmen vom Verbot der Verhaltenskontrolle (z. B. bei Gefahr für die Organisation oder strafrechtlich relevantem Fehlverhalten) bedürfen im Einzelfall immer der Zustimmung durch uns als Betriebsrat.
Wir werden die Nutzung von MS 365 künftig jedenfalls aufmerksam begleiten. Neue Funktionen oder wesentliche Änderungen werden im Rahmen der gesetzlichen Mitbestimmung geprüft, damit dein Schutz auch weiterhin gewährleistet bleibt.
Du hast eine Fragen? Schreibe uns gerne an betriebsrat-hin[at]caritas-wien.at.
